Планирование с помощью метальных карт, декомпозиции и списка дел

1

Независимо от того, где Вы работаете и чем Вы занимаетесь — у Вас всегда есть свои дела/задумки, которые нужно осуществить. Они могут быть и простыми, из разряда «сходить купить одежду», «отремонтировать машину», «убраться дома», так и что-то более глобальное, включая просто рабочие должностные обязанности или запуск собственного проекта/бизнеса.

Прокрастинация (если просто — склонность откладывать дела «на потом») — частая проблема современных людей. Она приводит к тому, что то, что можно сделать сегодня — делается даже не завтра, а через неделю, месяц или не делается вообще. Как итог: это снижает Вашу личную эффективность и Вы теряете самый ценный ресурс в жизни, который нельзя восстановить — это время.

Но дело не только в прокрастинации. Если на работе от Вас требуют многозадачности, или Вы владеете собственным бизнесом — значит Ваша голова будет забита минимум десятком задач, которые требуют действий и решений. И если Вы не робот или не обладаете уникальными способностями к самоорганизации — то есть риск что-то забыть, что-то упустить по причине высокой занятости. Тогда уже страдаете не только Вы, но и бизнес, «внутри» которого Вы находитесь, независимо от того, кому он принадлежит.

Есть разные методики планирования, распределения приоритетов по задачам, контролю выполнения, такие как Мартрица Эйзенхаэура, построение диаграмм Гантта и других, и они действительно полезны, но не всегда уместны, если речь идет не о бизнесе и не о работе в целом.

Но ведь наверняка каждый из нас хочет как минимум: построить дом, посадить дерево и вырастить ребенка, так? 🙂 Если с деревом и ребенком всё более-менее понятно, то построить дом — это задача, которая требует комплексного подхода, и чтобы дом получился именно таким, какой мы хотим нужно учесть очень большое количество деталей: где он будет находиться, какая глубина фундамента, с какой стороны будет солнце, какая площадь помещений и так далее и тому подобное.

И если Вы хотя бы раз сталкивались с ремонтом квартиры или дома, то наверняка у Вас случались ситуации, когда Вы накупили материалов, что можно загрузить грузовой автомобиль «до отказа», а когда уже приступили к работе — оказалось что забыли купить какую-нибудь мелочь, но без нее работа у Вас встала? Например, решили положить на пол ламинат, и купили всё, кроме самого главного — инструмента для его укладки — монтажный брусок, скоба для стяжки и клинья?

Вот так может случиться и в повседневной жизни. Всё главное — есть, а мелочь — забыли. А всё почему? Потому что не было четкого плана.

Поделюсь своим «набором инструментов» и шагов, которые необходимо сделать, чтобы комплексно подойти к любой средней и крупной задаче, и при этом не забыть детали.

  1. Рисуем ментальную карту (MindMap или Когнитивная карта).

Беру в пример как я начал работу над этим блогом и всем, что с ним связано.
В первую очередь возникла мысль — хочу сделать сайт-блог и сделать так, чтобы он приносил мне прибыль, попутно сделать автоматический репост в социальные сети и привязать еще кучу сервисов, плагинов, которые помогут в достижении цели. Не буду рисовать ее, можно найти пример в поисковике по запросу как она должна выглядеть. Для каждой задумки она будет своя, и ее вид зависит только от Вашего образа мышления. Главное — в центре Ваша главная задумка, Ваш проект, далее — что в нём должно быть (в моем случае, это: программная часть, статьи, интеграция с сервисами, монетизация, раскрутка и еще много всего), а затем каждый из этих элементов — тоже разбиваем на составляющие. Статьи — какие основные темы, сервисы — какие, монетизация — через что и т.п. Если цель — построить дом — то можно разбить на фундамент, первый этаж, второй этаж, крышу и т.д.
Между элементами рисуем связь — что с чем связано.
Например, если я хочу настроить автопостинг в LJ — мне нужно сначала завести ЖЖ, потом настроить плагин (элемент — плагины), настроить его, настроить шаблон. Всё это может находиться в разных местах Вашей ментальной карты.

В итоге Вы получите картинку — которая должна быть понятна в первую очередь Вам. Вы будете видеть что за чем следует и что с чем связано.

2. Декомпозируем задачу.

Итак — общая картина задумки у нас уже готова. Теперь «дробим ее». Это похоже на рисование ментальной карты, но на этот раз — всё должно быть четко структурировано.

Классическая декомпозиция

На картинке — цель проекта — это главное. В моем моего блога — прибыль. В случае дома — постройка дома 🙂
Взаимосвязь элементов мы построили на ментальной карте — теперь переходим к конкретным делам. Чтобы выполнить Задачу 1, нужно сделать подзадачу 1.1, а для этого нужно сделать Работу 1 и Работу 2.

Рекомендую «дробить» максимум на 4-5 уровней, но последний делать максимально подробным. На последнем уровне пишем конкретные задачи, которые нужно сделать.
Эффект — мы теперь видим всю задачу перед собой с подробным описанием каждого этапа. Важно: каждая работа должна быть простой и выполнимой и не должна отнимать много времени.

Зачем это нужно? Представьте, что строите дом и забыли сделать разводку труб/проводов под батареи, воду или розетку. Сколько потом будет головной боли или неудобств? Очень много 🙂 А как этого можно было избежать? Просто спланировать 🙂

3. Делаем карточки со списком дел.

Картина задумки — есть. План дел для достижения цели — есть.
Теперь ставим себе сроки по ёё достижению. Если наша цель построить дом — то она займет минимум год и заниматься Вы ей будете наверняка не каждый день (хотя если продумывать всё до мелочей — то и каждый). Условно говоря — ставим себе план на неделю или на день делать по 5 работ. Или в неделю. Или в месяц, в зависимости от «глобальности» и сроков, которые Вы поставили.

Если Вы хотите, чтобы дом был построен через два года — то просто считаем сколько у нас задач и делим на количество недель. Нужно быстрее — выполняем больше задач в неделю.
В случае моего блога — я хочу чтобы через 2 месяца было написано 30 авторских статей. Значит мне нужно писать 4 статьи в неделю. Т.е. по статье каждые 1-2 дня. Принято!

Теперь нужно составить список дел.
Я не люблю электронные планировщики, больше люблю писать — поэтому покупаю себе блок листов для записей (90 на 90 мм), и каждый день туда себе вписываю список задач. Выполнил — вычеркнул. Выполнил всё — выкинул лист. Что-то не успел — лист сохранил (не переписывать!), и выкинул только тогда, когда сделал.

Можно использовать электронные планировщики, вроде Google Tasks. Логика та же самая, но в данном случае бумага не будет копиться у Вас на столе — и это не будет лишний раз Вас «подстёгивать».

Ментальные карты, заметки, списки дел на моём рабочем месте 🙂

И всё. Дальше всё зависит от Вашей дисциплинированности и требовательности к самому себе.

Мне помогает. Надеюсь, поможет и Вам в достижении Ваших целей 🙂

Спорим, что Вам по силам любая задача?

Авторская статья для блога sporims.ru. При использовании материала ссылка обязательна.

1 Ответ

Добавить комментарий