И по электронной почте тоже надо уметь общаться

0

Чем больше компания — тем более активно в ней используется электронная почта для коммуникации между сотрудниками. Часто мы не задумываемся о том что мы пишем и как, поэтому каждому, кто активно «строчит» письма стоит знать правила деловой переписки. Как минимум для того, чтобы не доставлять неудобства собеседнику и как максимум — использовать этот инструмент максимально эффективно.

Уверен, каждый второй, если не первый сталкивался с ситуациями, когда хотелось топать ногами у рабочего места и стучать кулаками по столу с криками: «Что он(а) пишет вообще?! Я вообще не это спрашивал!!» или «Ну сколько можно молчать?! Я уже третий раз пишу!».

На самом деле это не сложно — быть корректным и вежливым при общении по электронной почте, но многие об этом забывают. Я рекомендую к прочтению книгу по этой теме «Новый правила деловой переписки«, авторов Людмила Сарычева, Максим Ильяхов, в которой коротко, ясно и очень структурировано описаны все эти основные правила.

Не могу удержаться и не «оставить тут» содержание этой книги, по которому и без примеров понятно как себя нужно вести в определенных ситуациях. Но советую эту книгу именно купить, несколько раз прочитать, и своих сотрудников приучать тоже следовать этим правилам — тогда всем будет легче и проще работать 🙂

Разъяснять почему важен каждый пункт, думаю, не стоит. А если непонятно — то лучше взять примеры из самой книги.


Уважать время и внимание.

1. Одно письмо — одно дело.
2. Назвать письмо, продумать тему.
3. Обозначить срочность.
4. Суть в первом абзаце
5. Вспомогательные материалы — сразу.
6. Сложное — по полочкам.

Соблюдать правила вежливости

1. Быть внимательным к имени
2. Представляться понятным именем
3. Извиняться и предлагать план.
4. Обращаться к нескольким людям сразу.
5. Не злоупотреблять словечками.
6. Делать удобно читателю.
7. Проявлять доброту.

Уважать границы

1. На работе — о работе.
2. Не лезть в голову.
3. Оценивать работу, а не человека.
4. Не распоряжаться временем.
5. Не «пинать».
6. Критиковать прямо.
7. Не манипулировать
8. Не делать вид, что всё окей.
9. Не писать то, что нельзя переслать.
10. Он просто не понимает.

Когда лучше не писать

1. На эмоциях.
2. Чтобы договориться с коллективом.
3. В случае пожара.
4. Если сложно.

Холодное письмо

1. Спокойный тон.
2. Не предполагать и не решать за читателя.
3. Не уговаривать.
4. Читатель ничего не должен.
5. Сейчас не надо ничего решать.
6. Потепление
7. Личное письмо.

Письмо в ответ на вакансию или объявление.

1. Спокойно отвечать по пунктам.
2. Приводить доказательства.
3. Учесть технические требования.
4. Не обидеть.
5. Сделать удобно получателю, а не отправителю.

Добавить комментарий